Wat is eigenlijk een ERP-workshop?

De ervaring leert dat de zoektocht naar een softwareoplossing een eenvoudige, drietrapsmethode volgt. Ten eerste verduidelijkt een netwerkgebaseerd basisonderzoek de vraag welke aanbieders in het algemeen in twijfel worden getrokken. Vervolgens worden alle oplossingen die het meest aan uw eisen voldoen, vergeleken en wordt er een definitieve beslissing genomen. Hoewel deze aanpak in principe voor veel systemen werkt, is het minder geschikt voor ERP-selectie. Een ERP-systeem is een individuele en complexe softwareoplossing die nauw verbonden is met uw bedrijfsprocessen. Een ruw onderzoek op het web kan een eerste hulp zijn om een overzicht te krijgen, maar voor individuele vragen kan het internet u niet meer helpen. Als u wilt weten of de software uw specifieke processen ondersteunt, is een direct gesprek met de ERP-provider essentieel. Om deze en andere vragen te beantwoorden wordt er een ERP-workshop gehouden. Ontdek precies wat dit zijn en hoe ze werken in deze post.

Wat is eigenlijk een ERP-workshop?

Een ERP-workshop is een evenement waar de klant en de ERP-leverancier elkaar voor het eerst face-to-face ontmoeten. Het is de laatste stap en de basis voor de uiteindelijke ERP-selectie. Het is als het ware het centrale beslissingscriterium – wie hier het meest overtuigend is, krijgt de opdracht. Voor u als klant is dit natuurlijk een goede gelegenheid om de ERP-provider te leren kennen en een idee te krijgen van de software. Uw primaire doel op dit evenement moet zijn om erachter te komen of de software ook uw individuele eisen en wensen kan implementeren. Zo’n workshop is echter niet alleen een informatief evenement waar je achterover kunt leunen en ontspannen. Uw medewerking heeft een grote invloed op de kwaliteit van de workshop – dus als u er het beste uit wilt halen, is een goede voorbereiding en uw medewerking vereist, maar meer op dat punt later.

Waar vindt de ERP-workshop plaats?

De workshop vindt altijd plaats bij de klant. De reden hiervoor is dat de workshop meestal een rondleiding door het bedrijf omvat om enerzijds de respectievelijke processen en procedures beter te begrijpen en anderzijds het hele projectteam te leren kennen.

Hoe lang duurt een ERP-workshop?

De duur van de workshop is afhankelijk van de grootte, de omvang en de complexiteit van het project. Om een ruwe maatstaf te geven: Voor kleine bedrijven is het meestal één dag; voor middelgrote bedrijven is het één tot twee dagen; en voor grote projecten, verwacht één dag per afdeling, voor een totaal van ongeveer drie tot vijf dagen.

Wie moet de workshop bijwonen?

Vanuit het oogpunt van de klant dient het gehele projectteam en een verantwoordelijke persoon van de betreffende gespecialiseerde afdeling aanwezig te zijn. Natuurlijk is het niet altijd gemakkelijk om alle betrokkenen weg te trekken van de dagelijkse gang van zaken, maar voor een succesvolle workshop is het belangrijk dat alle betrokkenen ook aanwezig zijn. Iedereen vervult een belangrijke functie in het project en moet ook op andere details letten, dus plan dit indien mogelijk. Beginnend met de ERP-leverancier, zijn er meestal twee mensen aanwezig, een senior consultant en de verkoper met wie je het eerste contact had. Voor grotere, meer omvattende projecten kan er meer dan één persoon zijn.

Misschien ben je hier ook wel in geïnteresseerd:

Procedure van een ERP-workshop

Voordat we het over de eigenlijke workshop hebben, laten we eerst duidelijk maken wat er gebeurt. Voor veel leveranciers vindt de presentatie van het ERP-systeem plaats in de workshop zelf. Bij TimeLine is het zo dat een eerste gesprek plaatsvindt voor de eigenlijke workshop. Enerzijds wordt het ERP-systeem met al zijn functionaliteiten in een online presentatie gepresenteerd en anderzijds worden eerst belangrijke vragen over u en uw bedrijf opgehelderd. Bijvoorbeeld, in welke branche u actief bent en of u een enkelstuks- of serieproducent bent, welke software u momenteel gebruikt, of welke problemen u heeft en wat u hoopt te bereiken met de nieuwe oplossing.

Dit is nuttig om uw bedrijf en de bijbehorende processen beter te kunnen beoordelen. In tegenstelling tot een webonderzoek of een schriftelijk verzoek, krijgt u alle belangrijke informatie die u nodig heeft voor een goede voorbereiding en is er ook de mogelijkheid voor beide partijen om vragen te stellen. Veel misverstanden kunnen op deze manier worden voorkomen. U als klant bent dus al bekend met de functionaliteiten van het systeem op het eigenlijke evenement en de focus kan liggen op de manier waarop uw specifieke eisen en wensen kunnen worden geïmplementeerd. Dit verschilt natuurlijk van aanbieder tot aanbieder. De ERP-werkplaats zelf is verdeeld in verschillende fasen. Het proces ziet er meestal zo uit:

Inleiding & Voorbespreking

De workshop begint meestal met een kennismakingsronde van beide kanten. In deze ronde stellen alle deelnemers zich persoonlijk voor en daarna ook kort het bedrijf voor.

Bedrijfsbezoek

Nadat beide partijen zich hebben voorgesteld, volgt meestal een rondleiding door het bedrijf. De leverancier wil zien hoe een bestelling door het bedrijf wordt verwerkt – vanaf het plaatsen van de bestelling, via de productie tot en met de levering. Zoals gezegd is dit ook de reden waarom de workshop in uw bedrijf plaatsvindt. Om uw specifieke processen en procedures beter te begrijpen, is een rondleiding door het bedrijf zeer nuttig. Omdat de workshops worden gegeven door ervaren projectmanagers, kunnen zij uw processen direct analyseren en inschatten welke aanpassingen nodig zijn en of soortgelijke processen en implementaties al in eerdere projecten bestonden.

Individuele gesprekken met de gespecialiseerde afdelingen

De bedrijfsrondleiding wordt gevolgd door individuele gesprekken met alle gespecialiseerde afdelingen. De focus ligt hier op een zogenaamde GAP-analyse. Een GAP-analyse is een klassiek plannings- en controle-instrument en dient om problemen in uw bedrijf te identificeren en erop te reageren. Het doel is om te bepalen welke speciale eisen u als klant heeft die nog niet in de standaardoplossing zijn opgenomen, hoe uw individuele problemen kunnen worden opgelost en eisen kunnen worden geïmplementeerd, en of hiervoor aanpassingen aan het systeem nodig zijn. U moet ook rekening houden met toekomstige projecten en langetermijndoelstellingen. Welke uitdagingen verwacht u in dit verband?

Ruw ontwerp van het projectplan

Het laatste punt op de agenda is het opstellen van een projectplan, hoewel dit slechts een ruwe schets is. Zo wordt bijvoorbeeld aangegeven wanneer u met de software live wilt gaan of wanneer er trainingen moeten plaatsvinden, wanneer de gegevensoverdracht is ingepland en ook welke aanpassingen over het algemeen nodig zijn voor een succesvolle implementatie.

Samenvatting: ERP Workshop Procedure

Hier is een korte samenvatting van het hele proces:

  • Introductieronde van beide partijen & voorbespreking
  • Bedrijfsbezichtiging
    • Hoe verloopt een bestelling via het bedrijf?
  • Individuele gesprekken met de afdelingen
    • De nadruk ligt op de GAP-analyse
      • Welke aanpassingen zijn nodig?
  • Opstellen van een projectplan
    • Wanneer moet de software in gebruik worden genomen?
    • Opleidingsdata
    • Gegevensoverdracht
    • Aanpassingen
  • Eindbijeenkomst

Hoe verblijven klant en ERP-aanbieder aan het einde van de workshop?

U als klant ontvangt een gedetailleerde offerte tijdens de workshop zelf of enkele dagen later, d.w.z. hoeveel de ERP-implementatie uiteindelijk zal kosten. Dit omvat kostenramingen en het opleidingsconcept. U ontvangt ook een transcript, het zogenaamde organisatiehandboek. Dan is het aan jou – je moet een beslissing nemen!

Procesdocumentatie – Hoe bereidt u zich voor op de workshop?

Zoals eerder vermeld, moet u de workshop niet beschouwen als een eenrichtingsinformatiesessie. U als klant dient zich goed voor te bereiden door vooraf enkele belangrijke informatie te verzamelen. Dit kunnen voorbeeldprocessen en bijbehorende gegevens zijn, die u vervolgens naar de leverancier stuurt in de vorm van PDF’s, Word-bestanden of zelfs diagrammen. Het is belangrijk dat u zich beperkt tot de belangrijkste procedures en processen en niet te veel gegevens verzamelt. De regel hier is: kwaliteit voor kwantiteit!

Conclusie – u moet hier ook aandacht aan besteden

Met het gebruik van ERP-software streven de klant en ERP-provider altijd naar een langdurige samenwerking. Zie de workshop als een kans om enerzijds de aanbieder en zijn software te leren kennen, maar anderzijds ook uw eigen bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te beschrijven. Dit helpt de leverancier om uw processen beter te begrijpen en een optimale oplossing voor u te vinden. Een goede voorbereiding kan ook de kwaliteit van de werkplaats aanzienlijk verbeteren. Gebruik de afspraak om veel vragen te stellen en eventuele onduidelijkheden op te helderen. Focus op de vraag of uw specifieke eisen kunnen worden geïmplementeerd en let ook op het communicatieniveau. Gaat de aanbieder in op uw vragen of vermijdt hij bepaalde onderwerpen? Is de focus gericht op de implementatie van uw eisen of juist op de functies en mogelijkheden van het systeem? Dit zal u helpen bij het vinden van een geschikte oplossing voor uw bedrijf.

Als u meer wilt weten over ERP-werkplaatsen of het volledige functionele aanbod van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. We horen graag van u en geven u graag advies!