Waarom is een behoefteanalyse zo belangrijk?

Een nieuw ERP-systeem wordt meestal ingevoerd wanneer ofwel geen enkel systeem al in gebruik is ofwel het vorige systeem niet meer aan de eisen voldoet. Veel bedrijven die de beslissing hebben genomen om nieuwe software te introduceren, gaan meestal direct op zoek naar een geschikte ERP-aanbieder. De specifieke eisen die men aan het nieuwe systeem stelt en ook de ondernemingsdoelstellingen die men in de toekomst zal nastreven, worden in deze fase vaak niet nader bekeken en ter discussie gesteld. Maar hoe kom je erachter welk ERP-systeem het beste bij je past als je niet goed kijkt naar je eigen processen? Het gevolg hiervan wordt vaak duidelijk tijdens de uitvoering – problemen die zich hier voordoen zijn vaak te wijten aan een slechte voorbereiding. Daarom moet de eerste stap altijd het maken van een hoogwaardige eisenanalyse zijn. In dit artikel hebben we alle belangrijke informatie over het onderwerp van de behoefteanalyse voor u verzameld.

Wat is de behoefteanalyse eigenlijk?

Voordat we het hebben over hoe u het beste een behoefteanalyse kunt maken, moeten we eerst kort verduidelijken wat er precies mee bedoeld wordt en waarom het daadwerkelijk gebruikt wordt. Een behoefteanalyse wordt vaak uitgevoerd in de informatica, maar kan ook op vele andere gebieden worden toegepast. Het is echter bijzonder geschikt voor de invoering van een ERP-systeem, omdat een gedetailleerde analyse van de vereisten de aanpassingen later in het project aanzienlijk kan verminderen. Dit bespaart natuurlijk niet alleen tijd en geld, maar ook alle andere gebruikte middelen. Een eisenanalyse is uiteindelijk een document dat wordt opgesteld vóór de eigenlijke ERP-selectie. Het doel hiervan is om voor de daadwerkelijke start van het ERP-project de eisen van het nieuwe systeem in detail te behandelen en op een begrijpelijke manier te documenteren. Ook moet rekening worden gehouden met de toekomstige doelstellingen en de strategie van het bedrijf.

Een analyse van de eisen is echter niet alleen nodig om de zuivere eisen vast te leggen, maar ook om te kunnen beoordelen of de gewenste eisen überhaupt technisch en economisch haalbaar zijn. In de praktijk is het vaak zo dat problemen die zich in de loop van het project voordoen, achteraf terug te voeren zijn op analysefouten. Alle verzamelde informatie moet daarom vooraf op haalbaarheid en risico’s worden gecontroleerd. Er zijn verschillende mogelijkheden en methoden om een dergelijke analyse uit te voeren. Deze omvatten verschillende tools die de vereisten analyseren, documenteren en beheren. De resultaten worden dan meestal overgezet naar een requirementspecificatie en op een later tijdstip uitgebreid in samenwerking met de ERP-provider om een requirementspecificatie te vormen. In een eisenanalyse wordt onderscheid gemaakt tussen functionele en niet-functionele eisen:

Functionele eisen

Functionele eisen zijn specifieke eisen die direct aan het project kunnen worden toegewezen:

  • Wat moet het systeem doen?
    • Besteed aandacht aan precieze formuleringen
      • Voorbeeld: “Het ERP-systeem moet minimaal 1500 orders per dag kunnen verwerken”.
  • Welke diensten moet het leveren?
  • Invoer, verwerking, uitvoer
  • Gedrag in bepaalde situaties
    • Indien van toepassing: wat moet het expliciet niet doen?

Niet-functionele eisen

Niet-functionele eisen zijn eisen die niet direct aan het project kunnen worden toegewezen. Dit komt omdat ze niet alleen van toepassing zijn op het ERP-project zelf, maar ook kunnen worden toegepast op andere projecten en plannen:

  • Hoe moet het systeem of de individuele functies werken?
  • Welke kwaliteitseisen stelt u aan
    • prestaties, betrouwbaarheid of onderhoudbaarheid?
  • Gebruiksvoorwaarden van het systeem
  • Technische eisen

Waarom zou u een eisenanalyse uitvoeren?

We hebben nu duidelijk gemaakt dat een analyse van de eisen de eerste stap moet zijn als u denkt aan de invoering van een ERP-systeem. Maar waarom eigenlijk? Is het niet veel gemakkelijker om direct een aanbieder te zoeken om geen kostbare tijd te verliezen? Een ERP-implementatie mislukt zelden omdat er geen geschikte leverancier kan worden gevonden. De systemen zijn nu afgestemd op een breed scala aan industrieën, bedrijfsgroottes en bedrijfsgebieden, zodat voor iedereen een passende oplossing kan worden gevonden. Vooral omdat individuele en specifieke aanpassingen te allen tijde mogelijk zijn.

Slechte voorbereiding zorgt ervoor dat ERP-projecten mislukken

Een slechte voorbereiding als gevolg van een gebrek aan communicatie en documentatie heeft een grotere kans op het mislukken van een ERP-project. Hoe complexer een project is en hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe moeilijker het is om met elkaar te communiceren. Daarom is het in een ERP-project vooral belangrijk om alle relevante punten zo gedetailleerd mogelijk vast te leggen. Het budget voor een gedetailleerde analyse wordt echter vaak klein gehouden. Fouten die pas in de loop van het project worden ontdekt en vervolgens moeten worden gecorrigeerd, zijn veel tijdrovender om te corrigeren en gaan gepaard met meer kosten dan die welke al aan het begin van het project worden ontdekt en kunnen dus grotendeels worden voorkomen.

Voordelen van een behoefteanalyse

Natuurlijk kost een hoogwaardige analyse tijd en geld, maar het is belangrijk voor het verdere verloop van het project. Daarmee legt u als het ware de basis voor alle toekomstige beslissingen over het ERP-project. Het dient als basis voor verdere stappen, zoals systeemarchitectuur, contractontwerp of zelfs onderlinge communicatie en helpt u zo het project beter in te schatten in termen van omvang. Zie het als een goede gelegenheid om je eigen bedrijf met al zijn structuren en processen opnieuw te analyseren en je misschien ook af te vragen of er gebieden zijn die in de toekomst geoptimaliseerd kunnen worden. Een ander voordeel is dat een analyse van de behoeften helpt om het overzicht te behouden en een gemeenschappelijke consensus te creëren. Elke afdeling heeft waarschijnlijk andere eisen aan het systeem, die zeker moeten worden uitgelijnd en aangepast om chaos en onnodige functies te voorkomen. Last but not least helpt het ook om de verdere ERP-selectie te beperken.

Wat moet er in een behoefteanalyse worden opgenomen?

Wat er precies in de analyse van de eisen moet worden opgenomen, kan niet in algemene termen worden gezegd. De inhoud is sterk afhankelijk van uw individuele project. De volgende punten zijn dus geen must, maar eerder een leidraad die u kunt volgen.

Verzamelen van de behoeften

Eerst moet u alle functionele en niet-functionele vereisten met betrekking tot het ERP-project verzamelen en noteren. Dit kan het beste gebeuren door middel van gebruikersinterviews. Zorg ervoor dat u uw medewerkers bij het proces betrekt, zij hebben meestal het beste zicht op de werkelijke procedures en processen in hun respectievelijke verantwoordelijkheidsgebieden, maar meer daarover later. Als u al een specificatie van de eisen van een eerder project hebt, kunt u er ook naar verwijzen.

Analyse van de behoeften

In de volgende stap moet u de verzamelde informatie evalueren, classificeren, controleren op volledigheid en vergelijken met andere vereisten om thematisch gelijkaardige verzoeken samen te vatten.

Beschrijving van de vereisten

Zodra u alle vereisten hebt verzameld en geanalyseerd, moet u ze zo gedetailleerd mogelijk in een document samenvatten. Om de informatie begrijpelijk te maken voor buitenstaanders, is het raadzaam om individuele use cases te beschrijven. Uitspraken als “Dit proces is vanzelfsprekend, dat hoeven we niet te documenteren” moeten ten koste van alles worden vermeden, want de ruimte voor interpretatie is hier natuurlijk erg groot.

Herziening van de eisen

U moet de gedocumenteerde eisen op een later tijdstip opnieuw bekijken en indien nodig aanpassen als de eisen zijn veranderd. Deze stap is niet absoluut noodzakelijk, maar wel aan te raden om het hele proces continu in beeld te hebben.

Naast de eisen moeten ook andere punten worden gedocumenteerd. Beschrijf uw project in het algemeen en definieer uw doelstellingen. Wat verwacht u van de software? De huidige staat moet ook worden beschreven, vooral als u al gebruik maakt van een ERP-systeem waarmee u niet tevreden bent. Ten slotte moeten ook interne bedrijfstermen worden gedefinieerd die niet voor iedereen vanzelfsprekend zijn, om misverstanden te voorkomen. Deze informatie resulteert uiteindelijk in een gedetailleerde analyse van de behoeften en een goede basis voor de volgende stappen.

Samenvatting

  • Verzamel- en documentvereisten
    • functionele voorschriften
    • niet-functionele eisen
  • Definieer de doelstelling
  • Algemene beschrijving van het project
  • Beschrijf de werkelijke toestand
  • Beschrijf de doelstaat
    • Wat verwacht u van de software?
  • Definieer afkortingen en technische taal

Aanpak – hoe alle belangrijke informatie te verzamelen

Helaas is er geen gestandaardiseerde of voorgeschreven aanpak die u kunt volgen. We kunnen u echter wel enkele tips en methoden geven die nuttig zijn om geen belangrijke informatie te vergeten. Zoals hierboven vermeld, moet u beginnen met het verzamelen van alle belangrijke informatie. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

Brainstormen

Brainstormen is natuurlijk een zeer goede manier om veel verschillende standpunten te horen en informatie te verzamelen in een korte tijd. Ga hiervoor om de tafel zitten met medewerkers van verschillende activiteiten en afdelingen. Iedereen heeft dan de mogelijkheid om uit te drukken wat hij of zij hoopt uit het nieuwe systeem te halen. U zult snel merken dat sommige wensen elkaar overlappen en andere sterk uiteenlopen. In de volgende stap is het belangrijk om alle genoemde eisen te selecteren en samen te vatten. Zo ziet u snel welke eisen belangrijk zijn en welke u vooralsnog in gedachten zou kunnen houden.

Observatie

Met deze methode kunt u bijvoorbeeld een of meer medewerkers uit verschillende werkgebieden in hun dagelijkse werk begeleiden. Dit is zeer tijdrovend, maar ook informatief. U krijgt een goed inzicht in de dagelijkse gang van zaken en kunt beter inschatten welke eisen echt belangrijk zijn. Daarnaast kunt u specifieke vragen stellen in een direct gesprek. Het is belangrijk dat u zich niet verliest in de details, maar kijkt naar het grote geheel.

Rapportage

Deze methode is vergelijkbaar met de vorige, met het verschil dat de betreffende werknemer zijn of haar eigen activiteiten documenteert. Dit is minder werk voor u, maar het nadeel is dat de mening van de medewerker altijd subjectief is en vraagt om duidelijke richtlijnen en een hoge motivatie van de medewerker.

Vragenlijsten

Deze methode is met name geschikt voor grote bedrijven met veel werknemers. Deel eenvoudigweg vragenlijsten uit aan de medewerkers of managers van de afzonderlijke afdelingen. Let echter op de formulering van uw vragen, want anders kunnen er problemen ontstaan met het begrip en de verschillende meningen die niet direct kunnen worden besproken. Merk ook op dat het evalueren van de vragen waarschijnlijk nogal wat tijd in beslag neemt, afhankelijk van het aantal medewerkers dat aan de enquête deelneemt.

Interviews

Deze aanpak is vergelijkbaar met de vorige, behalve dat u rechtstreeks medewerkers uit verschillende gebieden interviewt om verschillende perspectieven te krijgen. Deze methode is ook zeer tijdrovend, maar kwesties en problemen kunnen direct worden besproken.

Conclusie

Zorg er altijd voor dat de behoefteanalyse wordt aangepast aan uw eigen bedrijf. Niet elke methode is geschikt voor elk bedrijf. Het is belangrijk om het project van alle kanten te bekijken, zodat u geen eisen over het hoofd ziet en rekening houdt met alle wensen. Houd daarom niet alleen rekening met uw eigen wensen, maar ook met de mening van de toekomstige gebruikers. Zij zijn immers degenen die dagelijks met de software gaan werken. Als u nog steeds niet zeker weet hoe u het beste verder kunt gaan, kunt u ook een externe consultant raadplegen. Dit kan nieuwe perspectieven bieden en u beschermen tegen operationele blindheid.

Als u meer wilt weten over het onderwerp van de behoefteanalyse of het gehele functionele bereik van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. Wij horen graag van u en geven u graag advies!