Proces van een succesvolle ERP-implementatie

De invoering van ERP-software is vaak een lang en complex proces met vele afzonderlijke stappen. Afhankelijk van de complexiteit van de eisen en het aantal medewerkers kan het drie tot twaalf maanden duren voordat het systeem is geïntegreerd in uw dagelijkse werkzaamheden. Het kost je tijd, middelen en waarschijnlijk ook zenuwen. Maar voordat je de handdoek in de ring gooit, zoals bij elk project, is planning alles als het gaat om ERP-implementatie. Het succes van een ERP-project hangt zelden af van de technologie. Het zijn nogal slecht gedefinieerde doelen, onduidelijke processtructuren of de afwijzing van de medewerkers die een dergelijk project doen mislukken. Dus wat je nodig hebt is een goede voorbereiding en een team dat vanaf het begin samenwerkt. Hieronder vindt u een overzicht van het ERP-implementatieproces en wat u moet zoeken om uw project tot een succes te maken.

Voorbereiding en analyse

Voordat u begint met het onderzoeken van geschikte ERP-leveranciers, moet u zich eerst afvragen of u klaar bent voor een ERP-systeem. Zelfs de beste software kan een gebrek aan fundering niet goedmaken. Als klein of middelgroot bedrijf heeft u vaak beperkte middelen. Dus je moet niet laks zijn over je eerste overwegingen. Een belangrijke factor is bijvoorbeeld het gecentraliseerde databeheer in uw bedrijf. Uw gegevens moeten dus up-to-date zijn en uw processen moeten regelmatig worden gedocumenteerd. Wat wilt u bereiken met de ERP-implementatie? Wat moet het systeem kunnen doen? Dit zijn fundamentele vragen, maar veel bedrijven nemen ze licht op. Als u eenmaal de essentie heeft opgehelderd, wordt de basis voor uw ERP-project gelegd.

Analyse van de eisen en specificaties

De volgende stap op uw lijst is een analyse van uw behoeften. Hier moet je proberen zo open mogelijk te zijn. Het kan nuttig zijn om externe mensen in te schakelen om een nieuw perspectief te krijgen, omdat u uw bedrijf vaak met andere ogen ziet. Betrek in ieder geval uw medewerkers bij het proces, zij zijn degenen die later met de software gaan werken. De beste manier om dit te doen is door een rondleiding door het bedrijf te nemen en persoonlijk met hen te praten. Een goede manier om uw bedrijfsdoelstellingen en de eisen voor het ERP-systeem vast te leggen is het opstellen van een specificatieblad. Dit document vormt de basis voor verdere selectie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen technische en functionele eisen. Probeer echter uw verwachtingen op een oplossingsneutrale manier te formuleren en laat de implementatie gewoon over aan uw toekomstige ERP-provider.

Naast de systeemvereisten moet het document ook een beschrijving van uw bedrijf en de marktomgeving bevatten. Ook informatie over uw producten en diensten, maar ook over uw sterke punten en de huidige IT-infrastructuur. Ook belangrijk is een tijdschema en een contactpersoon. Neem wat tijd voor de formulering, achteraf gezien zijn aanpassingen meestal duur.

Projectmanager en belangrijke gebruikers

Minstens zo belangrijk als het bestek is uw projectteam. U heeft een projectmanager en een key user nodig. Bij de selectie ervan moet u de karaktereigenschappen van uw medewerkers niet veronachtzamen. De projectmanager moet assertief zijn, maar ook empathisch. Ze moeten oog hebben voor het grote geheel en toch dicht bij de dagelijkse gang van zaken staan. Sleutelgebruikers vertegenwoordigen de belangen van uw medewerkers. Zij bemiddelen, zijn mentoren, wijzen op voordelen en veranderingen die voortvloeien uit het systeem. Zij proberen angst en reserves gevoelig tegen te gaan en zijn degenen die de medewerkers in het systeem opleiden. Uw key user moet veel ervaring en expertise hebben. Wees u ervan bewust dat beide posities veel tijd in beslag nemen. Tijd waarin de normale dagelijkse taken worden verdeeld over andere medewerkers.

Van longlist naar shortlist

Het vinden van de juiste ERP-leverancier is niet zo eenvoudig. Maar aangezien je de komende jaren met deze zal werken, moet je niet onzorgvuldig zijn in je selectie. Er is echter een goede manier om uw zoektocht wat gemakkelijker te maken. Begin uw zoektocht door te zoeken op het internet. Stel een ruwe lijst van potentiële leveranciers samen in een document. Deze zogenaamde longlist geeft u een eerste overzicht. Let in ieder geval op de technische en functionele eisen. Zijn er bijvoorbeeld interfaces met andere systemen? Als u alle aanbieders hebt verzameld, stuur ze dan uw eerder opgestelde specificaties. Kijk nu hoe de aanbieders op uw verzoek reageren. Hoe lang moet je wachten op een antwoord? Is de e-mail een standaardtekst of ontvangt u een persoonlijk antwoord? Zo kunt u meer aanbieders filteren.

De overige vormen uw shortlist, hiermee dient u een afspraak te maken voor een korte presentatie. Hier kunt u uw huidige situatie laten zien en eventuele vragen verduidelijken. Daarna volgt een workshop. Een presentatie, individueel op maat gemaakt. Met behulp van voorbeeldgegevens of een kleine selectie van uw originele gegevens kan de aanbieder de functies die u nodig heeft in zijn eigen systeem demonstreren. Dit geeft u een beeld van hoe het ERP-systeem in uw bedrijf zou passen. Het hele projectteam moet bij de workshop aanwezig zijn. Denk ook aan het persoonlijke niveau, ze moeten immers goed met elkaar kunnen opschieten. Na de workshop kan de verkoper u precies vertellen wat u kunt verwachten in termen van prijs. Daarvoor kunnen alleen de licentiekosten worden vermeld.

Uitvoeringsfase

Als u eenmaal hebt besloten tot een geschikte aanbieder, kan de implementatie beginnen. In een requirementspecificatie laat uw provider u zien hoe hij uw eisen wil implementeren. Specificaties en eisen specificaties zijn twee verschillende documenten. In de eisenspecificatie legt u uw eisen vast, in de eisenspecificatie laat de aanbieder zien hoe hij deze wil implementeren. Neem de specificatie van de eisen zorgvuldig door, want die vormt de basis van uw implementatie. Anders moeten er tijdens de testfase aanpassingen worden gedaan. Daarna vindt de installatie van het systeem met demodata, installatie en maatwerk plaats. Tot slot ontbreekt alleen de overdracht van uw gegevens. De training van de medewerkers gebeurt meestal door uw key user. Klaar! Het is tijd om live te gaan.

Checklist – Bent u klaar voor een ERP-implementatie?

  • Huidige, centrale database beschikbaar?
  • Personeel beschikbaar?
  • Bedrijfsprocessen gedocumenteerd?
  • Informatie-uitwisseling geregeld op basis van processen?
  • Bedrijfsprocessen regelmatig en consequent in het systeem ingevoerd?

Samenvatting

Voor een beter overzicht een korte samenvatting van de afzonderlijke stappen:

  • Eerste analyse van de behoeften
  • Opstellen van een specificatie van de eisen
  • Uw projectteam
  • Longlist
  • Korte lijst
  • Workshop
  • Maak een selectie
  • De specificaties opstellen
  • Installatie van de software
  • Gegevensoverdracht
  • Aanpassing & Rapportage
  • Live start

In het volgende artikel leert u welke factoren uw ERP-project zullen helpen om te slagen en wat u beter kunt vermijden. Als u meer wilt weten over de implementatie van ERP of het hele scala aan TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. Wij horen graag van u en geven u graag advies!