Om welke redenen mislukt een ERP-project?

De introductie van ERP-software is zowel een kans als een risico voor een bedrijf. Idealiter wordt het project zonder grote problemen afgerond en zult u snel merken dat de processen zijn verbeterd. Om een project van deze omvang te kunnen uitvoeren, moeten ERP-aanbieders en -bedrijven hand in hand werken. Toch zijn er een aantal struikelblokken die het project kunnen slepen of je weer een stap terug kunnen zetten. Het is zeldzaam dat een ERP-project in het middensegment van de markt niet helemaal slaagt, maar het gebeurt wel. Beide partijen kunnen verantwoordelijk zijn voor het mislukken van een project, vaak om dezelfde redenen. Om goed voorbereid te zijn op alle situaties moet u zich bewust zijn van mogelijke obstakels en deze indien nodig op tijd uit de weg ruimen. Maar om welke redenen mislukt een ERP-project?

Redenen om te falen zijn talrijk

Een ERP-project mislukt niet om een enkele reden. Vaak zijn er meerdere redenen die met elkaar samenhangen en elkaar beïnvloeden. Hieronder volgt een samenvatting van vijf punten die vaak worden geassocieerd met een mislukt ERP-project.

1. ongeschikt projectteam

Een verandering die in eerste instantie de dagelijkse werkroutine op z’n kop zet, stuit in eerste instantie natuurlijk op scepsis bij veel medewerkers. Het beheersen van deze situatie is niet eenvoudig. Een professioneel projectteam en duidelijke verantwoordelijkheden zijn daarom essentieel. In ieder geval moet u de zorgen en zorgen van uw medewerkers serieus nemen – zij zijn immers degenen die in de toekomst met de nieuwe software gaan werken en zullen dus ook in belangrijke mate betrokken zijn bij het slagen of mislukken van het project. Daarom is het bijzonder belangrijk dat de nieuwe software door het personeel wordt geaccepteerd. Als het gevoel achter de verandering niet wordt herkend en het project niet wordt geaccepteerd, zal het vroeg of laat vrijwel zeker mislukken. Het projectteam moet daarom via regelmatige bijeenkomsten verslag uitbrengen over de voortgang van het project om de acceptatie van de nieuwe software te vergroten.

Bovendien moet worden uitgelegd welke doelen er precies worden nagestreefd met de verandering, wat er precies zal veranderen en welke voordelen het zal opleveren voor elke individuele werknemer. Maak duidelijk dat de software niet zal worden gebruikt om werkstations te vervangen, maar om de dagelijkse routine voor iedereen makkelijker en efficiënter te maken. Alleen als iedereen samenwerkt, kan de implementatie succesvol zijn. Zoals u ziet – het projectteam heeft veel verantwoordelijkheid en veel uitdagingen te overwinnen. Dus denk eens goed na over wie welke rol moet vervullen. Niet iedereen is geschikt voor elke functie. Gebrek aan vaardigheden of zelfs te weinig inlevingsvermogen in het team leidt eigenlijk altijd tot problemen, maakt de implementatie moeilijker en dus ook een succesvolle projectafwikkeling. Hoe je een goed projectteam samenstelt, welke kenmerken de deelnemers mee moeten nemen en wat je nog meer moet overwegen, lees je hier.

2. vlakke hiërarchieën

Tegenwoordig hebben veel bedrijven zeer vlakke hiërarchieën en structuren. Eigenlijk is dit zeer vooruitstrevend, want op deze manier kan iedere medewerker zich ermee bemoeien en worden beslissingen samen genomen. Deze aanpak heeft in ieder geval een aantal voordelen. Iedereen kan en mag zijn zegje doen en een harmonieuze samenwerking staat meestal hoog op de prioriteitenlijst. Echter, zoals bij zoveel dingen, zijn er enkele nadelen aan deze regeling – vooral als het gaat om een ERP-implementatie. Projectmanagement en leveranciers willen het project snel en eenvoudig implementeren. Het streven naar harmonie leidt er echter vaak toe dat iedereen iedereen wil behagen. Het is echter bijna onmogelijk om rekening te houden met alle wensen, ideeën en suggesties voor verbetering en dit leidt zelden tot een snelle afronding van het project.

Duidelijke verantwoordelijkheden creëren

Het is belangrijk om het personeel tijdig te betrekken bij de planning en hen een zekere inspraak te geven. Zoals altijd komt het echter aan op evenwicht, want belangrijke beslissingen moeten tijdig worden genomen. Als er te veel mensen bij een project betrokken zijn, wordt het al snel ingewikkeld. Bovendien zien veel werknemers vaak alleen hun eigen positie in het bedrijf. Uit ervaring, wensen en ideeën zijn vaak alleen gerelateerd aan het eigen toepassingsgebied – een procesgerichte blik en manier van werken, maar ook begrip voor de behoeften en taken van andere gebieden van het bedrijf ontbreken vaak. Mensen willen veranderingen toestaan, maar zijn niet bereid om oude gewoontes op te geven. Kortom, veel relevante beslissingen kunnen op deze manier worden vertraagd. Om dit tegen te gaan, moet u duidelijke verantwoordelijkheden creëren en vooral concrete doelen formuleren.

3. de zogenaamde “prinsdommen” in het bedrijf

In elk bedrijf zijn er aparte afdelingen met eigen taken en verantwoordelijkheden. Bovendien heeft elke werknemer zijn eigen inzicht in zijn rol. Het is dan ook heel normaal dat er in de loop van de tijd een soort netwerk van hiërarchieën en verantwoordelijkheden ontstaat. Afdelingen worden daarom vaak intern beheerd als “prinsdommen”. Als er buitenlandse processen of taken in de eigen afdeling komen, worden conflicten voorgeprogrammeerd. Goed functionerende geïsoleerde oplossingen willen behouden blijven. Veel medewerkers vinden het moeilijk om oude gewoontes te doorbreken en te denken en te handelen buiten de eigen werk- en afdelingsgrenzen. Achter deze defensieve houding gaat vaak de angst schuil om vervangbaar te zijn. Met name de introductie van nieuwe software vereist echter een omslag in het denken van alle betrokkenen. Medewerkers die zich verzetten uit angst voor verlies van hun competentie en proberen de vorige aanpak te verdedigen, kunnen een ERP-project doen mislukken. De sleutel is hier: Communicatie. Probeer angsten weg te nemen en uw project zo transparant mogelijk te maken vanaf het begin.

4. de gekozen software past niet bij het bedrijf

Veel bedrijven nemen de keuze van software licht op. Wanneer u in feite veel aandacht aan deze taak zou moeten besteden. De markt biedt nu zoveel ERP-systemen dat het niet eenvoudig is om de juiste keuze te maken voor uw bedrijf. Het is dus niet verwonderlijk dat de verantwoordelijken vaak overweldigd worden door de beslissing over een geschikt systeem.

Externe adviesbureaus

De optimale oplossing voor veel bedrijven lijkt een extern adviesbureau te zijn. Ze zouden het toch moeten weten? Het probleem – managementconsultants gaan in principe uit van standaardprocessen. Ze zijn niet bekend met de processen en bijzonderheden van uw bedrijf. Ze leren deze pas kennen als de keuze voor de nieuwe software al is gemaakt. Als de gekozen software niet geschikt is voor het bedrijf, wordt dit meestal pas duidelijk als de implementatiefase al is begonnen. Dan blijkt dat de gekozen software niet aan alle eisen voldoet of te groot is. Er worden verbeteringen en aanpassingen aangebracht – de voltooiing van het project wordt vertraagd. Als u externe consultants wilt inschakelen, moet u dit zeker doen vóór het selectieproces en niet alleen wanneer de keuze al is gemaakt.

Uitgebreide procesanalyse

Een systeem dat de bedrijfsprocessen verkeerd in kaart brengt, inflexibel is en de dagelijkse gang van zaken niet goed afdekt, leidt vaak tot nieuwe, geïsoleerde toepassingen. Het is precies deze waar u zich van wilt ontdoen door de introductie van ERP-software. In het ergste geval moet u dan een nieuwe aanbieder selecteren – een situatie die u ten koste van alles moet vermijden. Een verkeerde software selectie is vaak te wijten aan een gebrekkig selectieproces en onvoldoende voorbereiding. Een volledige specificatie en een uitgebreide procesanalyse zijn absoluut aan te bevelen, als u een duidelijk beeld heeft van de doelprocessen zal de keuze gemakkelijker zijn. Voer het selectieproces consciëntieus uit, betrek het personeel erbij en denk vooraf zo realistisch mogelijk na over de totale kosten. Onzorgvuldige beslissingen kunnen snel erg duur worden. Zorg er ook voor dat de nieuwe oplossing flexibel en aanpasbaar is.

5. te strak berekende tijd en kostenraming

Uw ERP-leverancier gaat ervan uit dat u duidelijke doelen heeft bij de implementatie van software. Dit is immers een grote verandering die enige middelen zal vergen. Echter, veel ondernemers willen vaak een ding als het gaat om een ERP-project – om tijd en geld te besparen. Gelukkig is het, zoals eerder besproken, zeldzaam dat een ERP-implementatie volledig mislukt. Aan de andere kant is het veel gebruikelijker dat het geplande tijdsbestek en het budget aanzienlijk worden overschreden. Problemen ontstaan meestal wanneer u de voorbereiding niet gewetensvol heeft uitgevoerd en te vroeg met de uitvoering begint. Als er bij de uitvoering nog essentiële vragen onbeantwoord blijven, sleept het project zich onnodig voort en blijven de kosten als gevolg van ongeplande aanpassingen stijgen. Vaak wordt er veel te weinig tijd ingecalculeerd. Als er vertraging optreedt, wordt de definitieve voltooiing van het project altijd uitgesteld.

Conclusie

Wat kunnen we hier aan doen? Er zijn vele redenen waarom ERP-projecten mislukken of aanslepen. Het is waarschijnlijk niet mogelijk om alles tot in het kleinste detail te plannen en met elke eventualiteit rekening te houden. Er zijn echter enkele dingen die overwogen kunnen worden om struikelblokken te voorkomen. Vaak wordt het project in de voorbereidingsfase verkeerd benaderd. De verwachtingen van het bedrijf zijn vaak hooggespannen. Een project kan echter niet succesvol zijn als men zijn deel niet doet. Planning is het halve werk, dit geldt vooral voor ERP-projecten. Zorg ervoor dat u bepaalt welke processen moeten worden geoptimaliseerd met de nieuwe software en welke specifieke doelen u nastreeft met de introductie.

Angst wegnemen en aanbod van training

Maak uw project vanaf het begin transparant om de angsten van de medewerkers tegen te gaan. Uw medewerkers worden niet alleen geconfronteerd met een nieuwe gebruikersinterface, maar moeten ook leren om over de afdelingen heen te denken. Het is in ieder geval aan te bevelen om training aan te bieden. Het personeel leert nieuwe werkstappen en functioneert vanaf het begin correct en het is voor iedereen begrijpelijk waarom ze op deze manier moeten worden uitgevoerd. Een succesvol project is niet veel waard als de gebruikers de software afwijzen. Zodra alle projectvereisten zijn geïmplementeerd, wordt de ERP-implementatie als voltooid beschouwd. Veel bedrijven hebben dan de neiging om de oplossing niet verder te optimaliseren. Functionaliteiten die daadwerkelijk beschikbaar zijn, worden niet gebruikt. Verzamel suggesties voor verbeteringen die vervolgens kunnen worden uitgevoerd in samenwerking met de ERP-leverancier. Belangrijk om te begrijpen – de software is de minste schuld aan het falen van een ERP-project. Zoek niet naar iemand om de schuld te geven, zoek naar een oplossing.

Als u meer wilt weten over het onderwerp van mislukte ERP-projecten of het hele functionele aanbod van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. Wij geven u graag advies!