Kostendrijvers van een ERP-implementatie

Digitalisering vereist meer dan ooit dat bedrijven hun processen en netwerkafdelingen herstructureren. Een goede manier om dit te implementeren is een ERP-systeem. Of dit nu wel of niet wordt ingevoerd is eigenlijk altijd een kwestie van kosten. Het verwerven van de software en vervolgens de implementatie ervan is vaak een lang en kostbaar proces. Uiteindelijk krijgt u een complexe software die uw kernprocessen op lange termijn ondersteunt en verbetert. Toch zijn veel bedrijven bang voor de financiële hindernis en komt menig project niet door de conceptuele fase heen. Maar voordat u de nederlaag toegeeft en stopt met het nastreven van uw project – niet alle ERP-implementatiekosten worden in steen gebeiteld. Er is een variabel deel dat u zeker kunt en moet beïnvloeden om het project binnen het budget te houden. In deze post leert u hoe de kosten van een ERP-implementatie uiteenvallen, hoe u kostendrijvers kunt identificeren en wat u kunt doen om ze te verminderen.

Hoe vallen de kosten van een ERP-implementatie uiteen?

Maar laten we bij het begin beginnen. Laten we eerst eens duidelijk maken hoe de kosten van een ERP-implementatie in de eerste plaats zijn samengesteld. Als u dit weet en ook de factoren kent die de kosten negatief beïnvloeden, heeft u uiteraard veel meer mogelijkheden om de ontwikkelingen te beïnvloeden. Afhankelijk van de omvang van de te dekken processen bestaat de prijs uit verschillende factoren. Bijvoorbeeld welke modules of hoeveel werkplekken u nodig heeft worden meegenomen in de berekening. Aangezien de prijsmodellen van bedrijf tot bedrijf verschillen, is het niet mogelijk om algemene uitspraken te doen over de werkelijke kosten van een ERP-project. In het algemeen kan echter worden gesteld dat de kosten uit twee gebieden bestaan. Het eerste gebied staat vast, dus helaas heb je hier geen invloed op. Deze zijn:

  • De licentiekosten voor de software zijn ongeveer 50%.

De overige 50% gaat naar het tweede en eveneens variabele deel van het project, de diensten. Deze zijn aan de ene kant:

  • Het aanpassen en adviseren van de klant en diensten en
  • de opleiding van sleutelgebruikers en eindgebruikers.

Hoeveel er precies in maatwerk, advies en training wordt geïnvesteerd, hangt af van hoe dicht u bij de standaard werkt. Maar of het nu gaat om workshops, conceptueel ontwerp, coördinatievergaderingen, programmering, gegevensoverdracht, rapportage of training – u als klant heeft invloed op alle diensten. Zoals u ziet is dit gebied goed voor ongeveer de helft van de kosten, dus hier kunt u beginnen. Natuurlijk moet je niet helemaal van dit aanbod afzien. Overleg, opleiding en technische aanpassingen zijn ongetwijfeld belangrijk om het ERP-systeem aan te passen aan de individuele eisen en processen van uw bedrijf en om de medewerkers vertrouwd te maken met het systeem. Het zou onverstandig zijn om uit kostenoverwegingen af te zien van leveranciersondersteuning. Met een goede voorbereiding kunt u de kosten op dit gebied echter aanzienlijk verlagen. Uw medewerking is nodig!

Kostendrijvers die u als ondernemer in de gaten moet houden

Helaas kunnen ongewenste kosten niet altijd volledig worden vermeden. Soms gebeurt het dat bepaalde punten moeilijk in te schatten zijn ondanks een workshop en specificaties. Dit wordt pas duidelijk in de loop van het project. Maar er zijn ook punten die met een goede voorbereiding vermeden kunnen worden. In het volgende hebben we voor u 5 factoren samengevat die in de loop van de tijd als bijzondere kostendrijvers naar voren zijn gekomen.

Kostendrijver 1 – Onduidelijke doelstellingen en vaag geformuleerde eisen

Wanneer u besluit om een ERP-systeem te gebruiken, heeft u waarschijnlijk op zijn minst een globaal idee van hoe het uw processen moet verbeteren en wat u hoopt uit de software te halen. Veel bedrijven formuleren hun wensen en doelen echter maar heel vaag. Vaak willen ze het mogelijke in praktijk brengen – trouw aan het motto “elke functie zal op een bepaald moment van pas komen”. Het probleem is dat je met zo’n aanpak de kosten meestal niet kunt berekenen. Als de eisen slechts vaag zijn gedefinieerd en de problemen alleen maar aan het oppervlak worden gekrast zonder dat de mogelijke oorzaken in twijfel worden getrokken, staat het project vanaf het begin op wankele grond. Het resultaat wordt uiterlijk bij het opstellen van het bestek zichtbaar. Dan heb je geen andere keuze dan te werken met wat het personeel wil. Het feit dat veel standpunten met elkaar botsen en de chaos voorgeprogrammeerd is, hoeft hier niet te worden vermeld.

Onbegrepen doelstellingen en aandringen op functies die eigenlijk niet nodig zijn, leiden altijd tot aanpassingen en daardoor tot extra kosten. Als de eisen en afspraken vaak veranderen, kan dat in het ergste geval ook leiden tot een volledige heroriëntatie. Maar natuurlijk hoeft dat niet zo te zijn! In de regel zal de ERP-leverancier wijzen op mogelijke struikelblokken in de behoefteanalyse. U moet echter niet vergeten dat ze slechts een zeer kort inzicht krijgen in uw dagelijkse routine en de bijbehorende processen tijdens de workshop. U bent degene die het bedrijf het beste kent – met al zijn eigenaardigheden.

Formuleer uw doelstellingen zo nauwkeurig mogelijk

Om een goede start te maken is het daarom bijzonder belangrijk dat u uw eisen en wensen zo gedetailleerd mogelijk definieert. Vraag uw provider op welke punten u bijzondere aandacht moet besteden aan een succesvolle implementatie. Op deze manier komen verkeerde beslissingen vroegtijdig aan het licht en heeft u de mogelijkheid om tegen te gaan.

Kostendrijver 2 – Invloedrijke afdelingen en zwak projectmanagement

Een andere kostenfactor kan het gedrag van individuele afdelingen zijn in combinatie met een zwak projectmanagement. Het gebeurt steeds weer dat individuele medewerkers of zelfs hele afdelingen meer speelruimte hebben dan anderen. Deze zijn normaal gesproken gewend om hun project door te drukken en weinig compromissen te sluiten. Het komt ook voor dat individuele medewerkers het project zien als een kans op zelfontplooiing. Dan moet elk idee, hoe klein ook, worden uitgevoerd – of het nu gaat om een evaluatie, een lijst of een vraag. Als deze situatie wordt gecombineerd met een projectmanagement dat gemakkelijk toegeeft en alle wensen goedkeurt, zult u als beslisser waarschijnlijk al snel een lange lijst vol wensen, eisen en ideeën van uw medewerkers hebben. Maar welke functies zijn eigenlijk belangrijk? Het is nauwelijks mogelijk om ze allemaal bij te houden.

Sterk projectmanagement helpt de kosten in de hand te houden

Dure aanpassingen zijn niet zozeer te wijten aan de afdelingen of de individuele medewerkers, maar eerder aan een projectmanagement dat snel toegeeft. Om de kosten in de hand te houden, heeft u een sterk projectmanagement nodig dat soms suggesties van het personeel kan afwijzen. Aan de andere kant heeft u ook het vertrouwen van uw medewerkers in u en uw beslissingen nodig. Dit betekent natuurlijk niet dat de suggesties van werknemers niet serieus genomen of overwogen moeten worden; zij zijn immers de beste juryleden waarvan de kenmerken gunstig zouden zijn. Een goede optie is om eerst alle maatwerk aanvragen van het personeel te noteren en toch eerst te werken met de standaard zoekopdrachten, zoekopdrachten en lijsten. Na enige tijd in de dagelijkse praktijk zal het snel duidelijk worden of verder maatwerk zinvol is of dat de gewenste artikelen overbodig zijn geworden.

Kostendrijver 3 – Slecht voorbereide gegevens

De basis van een ERP-systeem is de database en aan het begin van elke ERP-implementatie wordt bepaald welke gegevens naar het nieuwe systeem moeten worden overgebracht. Meestal zijn het alleen de stamgegevens. Iedereen heeft echter een andere definitie van “stamgegevens”, dus je moet van tevoren heel precies definiëren welke gegevens precies moeten worden overgedragen en of ze ook actueel zijn. Op deze manier begint u met nieuwe gegevens en kunt u het maximale uit de software halen zonder na te hoeven denken over latere aanpassingen.

Kostendrijver 4 – De opleiding van de eindgebruikers

De opleidingskosten zijn afhankelijk van twee factoren. Ten eerste, welke en hoeveel modules moeten worden gebruikt en ten tweede, hoeveel mensen moeten worden opgeleid en hoe vaak. Hoe hoger het aantal modules, hoe duurder de opleiding zal zijn. De ervaring leert dat de trainingsinspanning bij een jonge leeftijdsopbouw lager is dan bij een oudere. Jonge, PC-afficieren hoeven vaak maar één keer getraind te worden, terwijl oudere mensen vaker getraind moeten worden.

Kostendrijver 5 – Lage prioriteit van het project

Veel bedrijven denken dat de implementatie van een ERP-systeem een proces is dat naast de eigenlijke dagelijkse gang van zaken loopt en niet veel middelen vergt. Je moet vanaf het begin van die gedachte afdwalen. Het project is geen dienst die u bestelt bij uw ERP-provider en die niets te maken heeft met ‘het ding’. Het gaat immers om uw processen en de leverancier is er ook niet om uw medewerkers te motiveren om betrokken te raken bij de aankomende veranderingen.

Elke dienst verhoogt de kosten

Als je het project niet de aandacht geeft die het verdient, zal het waarschijnlijk op de rekening verschijnen. Elke extra vergadering, elke uitgestelde deadline en elke reis die de ERP-consultant maakt, zal de kosten verhogen. Om ervoor te zorgen dat de implementatie zo goed mogelijk verloopt en uw kosten zich niet onnodig vermenigvuldigen, is dus uw medewerking vereist. Dit geldt ook voor de vorming van het projectteam. Klantenprojecten hebben vaak de voorkeur boven ERP-projecten. Het projectteam bestaat dan uit onervaren medewerkers, omdat de ervaren collega’s elders dringender nodig zijn. Vanuit uw oogpunt kan dit zinvol zijn, want de klant brengt uw bedrijfsomzet en het ERP-project daarentegen kost u in de eerste plaats veel middelen. Deze aanpak leidt echter meestal tot extra kosten, omdat onervaren medewerkers vaak fouten maken die eigenlijk vermeden kunnen worden. Het principe is eigenlijk heel eenvoudig: hoe meer prioriteit en aandacht je aan het project geeft, hoe eerder de introductie over het podium wordt gebracht en hoe lager je kosten uiteindelijk zullen zijn.

Conclusie – hoe kunnen de kosten voor de chauffeurs worden vermeden?

De invoering van een ERP-systeem gaat altijd gepaard met hoge kosten. Hoewel de software al met veel standaardfuncties wordt geleverd, kan geen enkel systeem vanaf het begin perfect op uw behoeften worden afgestemd. Individuele aanpassingen zijn dus heel belangrijk en ook noodzakelijk om uw processen optimaal te ondersteunen en volledig af te dekken. Echter, slechts de helft van de kosten staat vast, en daar moet je gebruik van maken. Als u rekening houdt met deze punten, staat niets een succesvol – en betaalbaar – ERP-project in de weg:

  • Het vereist dus altijd een goede voorbereiding en uw medewerking – met een gedetailleerde analyse van de behoeften kunt u latere aanpassingen vermijden. Definieer dus zo nauwkeurig mogelijk wat het systeem uiteindelijk moet kunnen doen.
  • Een sterk projectmanagement helpt om de kosten van de implementatie in de hand te houden. Wijs hiervoor een persoon aan die de kostenkwestie niet uit het oog verliest en die zich stevig aan het personeel vastklampt.
  • De database is het hart van de software. Goed voorbereide gegevens voorkomen latere aanpassingen en verbeteren de prestaties.
  • De hoeveelheid benodigde training is afhankelijk van het personeelsbestand en de omvang van de gekozen modules.
  • Ten slotte, maar niet in de laatste plaats, geef een passende prioriteit aan het project. Hoe minder aandacht je aan het project besteedt, hoe hoger de kosten uiteindelijk zullen zijn.

Als u meer wilt weten over de kostendrijvers van een ERP-project of het volledige functionele aanbod van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. We horen graag van u en geven u graag advies!