Document Management Systeem (DMS)

In combinatie met de TimeLine mailserver en het OCR-systeem met barcode gaan het ERP-systeem en het documentbeheer samen in één geïntegreerd systeem voor alle bedrijfsgegevens.

De TimeLine DMS is gecertificeerd en audit-proof!

Houd alles bij elkaar

TimeLine biedt u een geïntegreerd documentbeheer in het ERP-systeem. Naast het koppelen van bestanden met objecten in het ERP-systeem, kunt u met TimeLine-DMS ook documenten opslaan op de DMS-server. Aan de gebruikerskant zijn er adapters (“clients”) beschikbaar voor de Windows bestandsverkenner en voor de mailsystemen Outlook en Tobit.

Email integratie

Automatische import en selectieve archivering van inkomende en uitgaande mails inclusief bijlagen. Inkomende mails worden automatisch geïdentificeerd via het adres, geïmporteerd, gecodeerd en toegewezen aan de businesspartner in het ERP-systeem.

Automatische import van documenten

Via managed directories worden documenten in bepaalde directories automatisch geïmporteerd in het DMS en geïndexeerd.

Windows Verkenner integratie

Alle bestanden kunnen rechtstreeks in het DMS-systeem worden gesleept via Windows Verkenner (drag-and-drop).

Indexering

Documenten die naar het DMS-systeem worden overgebracht, worden automatisch geïndexeerd.

Barcode OCR

Optioneel worden barcodes in documenten (bijv. PDF, Word, Excel) gescand en gebruikt om te linken naar projecten, artikelen, tools, klanten, enz.

Meervoudige koppeling

Hetzelfde document kan meerdere keren worden toegewezen. Zo kan een binnenkomende klachtenmail worden toegewezen aan zowel de klacht als aan de klant en het project.

Beveiliging

De TimeLine DMS bestaat uit een apart bestandssysteem dat zich op de DMS-server bevindt. Dit bestandssysteem is niet toegankelijk van buitenaf (afhankelijk van de rechtencontrole in Windows). Op deze manier beschikt u over een beveiligde ruimte voor bestanden die worden gedeeld en georganiseerd via toewijzing aan ERP-objecten – d.w.z. klanten, artikelen, enz.

Beschikbaarheid via het web

Bestanden in het DMS zijn zonder beperkingen beschikbaar via het web. De clients voor webtoegang zijn opgenomen in de DMS-module.

Uitchecken

Documenten kunnen worden uitgecheckt en ingecheckt voor verwerking. Tijdens het uitchecken is het bestand beschikbaar om online of offline te bewerken. Het bestand wordt via de check-in in het DMS bijgewerkt.

Documenten

Alle documenten kunnen direct worden gekoppeld aan ERP-objecten: Foto’s of tekeningen kunnen worden toegewezen aan het artikel, gemaild naar de klant of leverancier, ingescande inkomende facturen naar het boekingsrecord. Of het nu gaat om een tool, een klacht, een project of een document: sleep het document gewoon met de muis van de verkenner naar het DMS-tabblad van het ERP-record om het document in het TimeLine DMS te archiveren.

Managed Directories: Directories op lokale laptops van servicemedewerkers en veldwerkers kunnen automatisch worden gesynchroniseerd met de DMS.

Scanners: Directories van documentscans kunnen automatisch worden geïmporteerd in het DMS.

Alle documenten die gesynchroniseerd zijn in het DMS-systeem worden geïndexeerd en gekoppeld aan klanten, artikelen, projecten en documenten, indien van toepassing.

Archivering versus documentbeheer

Archiefsystemen richten zich op het scannen en indexeren van papieren documenten – documentbeheersystemen richten zich op het beheer van voornamelijk elektronische documenten en bestanden. Doorslaggevend bij de keuze van een systeem is of de focus ligt op het archiveren van de papierstroom of op het beheer van elektronische documenten.

Voor het beheer van elektronische documenten en de controle ervan via het operationele proces (workflow) is TimeLine-ERP geschikter dan een extern systeem.

Voor het scannen en de OCR-indexering, evenals voor auditieve archivering, biedt TimeLine interfaces met Easy-Archiv, DokuWare en ELO.

Audit-proof archivering

  • Lees-/schrijfrechten voor documenten,
  • “ForceRevision”/”Archive” vlaggen,
  • AES255 hash voor bescherming tegen manipulatie,
  • Print- en mailarchief (vooral voor het printen van documenten),
  • Managed Directories met barcode OCR,
  • bidirectionele IMAP/SMTP-mailserver,

Verdere functies

U kunt de volgende essentiële functies van ons DMS-systeem verwachten:

  • Koppeling van alle documenten (tekeningen, foto’s, mails, etc.) met ERP-objecten (klanten, artikelen, projecten, etc.)
  • Extra indexering van alle DMS-documenten voor snel zoeken naar volledige tekst
  • Barcode OCR
  • Scannen van papieren documenten incl. OCR-indexering
  • Automatisch uploaden van bestanden uit bestandssysteemmappen (“Managed Directories”)
  • Automatisch uploaden van inkomende en uitgaande mails direct vanaf de mailserver via de IMAP-adapter
  • Onafhankelijk mailprogramma geïntegreerd in het ERP-systeem (mails worden automatisch toegewezen aan klanten en leveranciers)