DMS-software – Efficiënte archivering van documenten

Documenten spelen een grote rol in het tijdperk van de digitale technologie. Bijna elk bedrijf ontvangt elke dag een stortvloed aan e-mails, brieven en bonnetjes. Aangezien elk document belangrijke informatie kan bevatten, worden ze verwerkt en vervolgens gearchiveerd. De verzamelde documenten worden meestal in mappen gearchiveerd. Het is dus niet ongewoon dat de kasten in het kantoor of het archief overvol zijn. Als een werknemer een bepaald document nodig heeft, moet hij eerst naar de archiefkast gaan om de juiste map en het document dat hij zoekt te vinden. Natuurlijk kost dit proces veel tijd. Maar zelfs digitaal opgeslagen gegevens zijn niet automatisch beter georganiseerd. Door de gedistribueerde opslag op harde schijven, schijven of in de e-mail inbox gaat het overzicht snel verloren. Een manier om orde te scheppen in het archiefsysteem is door gebruik te maken van een documentbeheersysteem (DMS). Een DMS-software kan, indien correct gebruikt, helpen om een beter overzicht van documenten te hebben en zo de tijd effectiever te gebruiken.

Wereldwijd zal het datavolume vertienvoudigen tot 163 ZByte in 2025.

De bergen gegevens blijven gestaag groeien. Dit heeft zeker iets te maken met de “wij-voorraad-alles” mentaliteit van vandaag. Elke dag creëren en delen we ontelbare hoeveelheden gegevens. IDC’s 2017 whitepaper ‘Data Age 2025’ voorspelt dat de hoeveelheid data wereldwijd zal toenemen tot 163 ZBbytes tegen 2025. Om je een beter idee te geven: Een zettabyte is een miljard terabytes. Veel bedrijven gaan ervan uit dat dit probleem kan worden tegengegaan door over te gaan op cloud-gebaseerde opslag. Als het probleem echter verkeerd wordt aangepakt, verschuift het alleen maar naar elders, omdat veel medewerkers dan onzorgvuldiger zijn met gegevens en de opslag ervan.

30 procent van de werktijd wordt besteed aan het zoeken

Het zoeken naar de juiste documenten neemt een groot deel van het dagelijkse werk in beslag. De toegenomen administratieve en personele inspanning leidt uiteraard tot hoge kosten. Om als ondernemer echter snel beslissingen te kunnen nemen, is een snelle en eenvoudige toegang tot relevante informatie van groot belang. De kwestie van de opslag van gegevens wordt dus steeds belangrijker. Met behulp van een DMS-software is een document snel en eenvoudig beschikbaar zonder dat u er naar hoeft te zoeken. Maar wat is het precies?

Hoe werkt een DMS-software?

Een DMS-software is een database-gestuurd systeem voor het beheren en archiveren van allerlei soorten documenten. Eerst worden alle papieren documenten, zoals factuurbewijzen, gescand en dus gedigitaliseerd. De software gebruikt enerzijds metadata en anderzijds de zogenaamde gebruikers- of primaire gegevens, dit is het eigenlijke document. De metagegevens omvatten alle begeleidende informatie van een document. Dit omvat bijvoorbeeld informatie over de auteur, het type document, het klantnummer, de aanmaakdatum of zelfs de verantwoordelijke persoon. Met behulp van de metadata kan een document zonder enige twijfel worden geïdentificeerd en beheerd. De metadata van de bestanden worden opgeslagen in een database en moeten normaal gesproken door de gebruiker worden ingevoerd in de bijbehorende maskers bij het opzetten van een document.

Het document dat u zoekt kan gemakkelijk gevonden worden door een zoekterm of zelfs een factuurnummer in te voeren in een tekstveld. Het zoeken naar een document duurt dus maar een paar seconden. Alle inkomende documenten worden opgeslagen in een centraal archief en worden slechts één keer gearchiveerd. Dit voorkomt dat meerdere versies op verschillende locaties worden opgeslagen. Om de documenten te kunnen ordenen op de manier die u gewend bent, blijft de vertrouwde mappenstructuur behouden. Afhankelijk van de toegangsrechten kunnen meerdere personen een document bekijken en bewerken. Oudere versies worden niet overschreven, dus als er zich een probleem voordoet, kunt u altijd terugkeren naar de vorige versie.

DMS kan meer dan alleen maar archiveren

Het gebruik van een DMS-software heeft vele voordelen op verschillende niveaus. Het gaat niet alleen om het opslaan van gegevens, maar om het beheren, opslaan en organiseren van documenten voor de gebruiker, zodat deze snel en gemakkelijk weer beschikbaar zijn. Evaluaties, rapporten, tijdsregistraties, meldingen – belangrijke documenten worden veilig en transparant gearchiveerd in de software. Daarnaast zijn de workflows efficiënter en verbetert de communicatie binnen het bedrijf. Goed gepland en gebruikt, verbetert de software de werkprocessen merkbaar, verhoogt de kwaliteit en verlaagt de kosten. De belangrijkste voordelen op een rijtje:

  • Centrale, veilige en overzichtelijke opslag van documenten
  • Eenvoudige toegang en bediening
  • Hoge tijdsbesparing: de verwerkingstijd en het zoeken naar een document worden aanzienlijk verkort.
  • Vermindering van de kosten voor opslagruimten en papier
  • Toegang tot documenten op verschillende locaties, op elk moment beschikbaar
  • Optimalisatie van de samenwerking binnen het bedrijf
  • Verhoging van de productiviteit
  • Processen worden traceerbaar en transparant
  • Risico van dataverlies neemt af door betrouwbare archivering
  • Audit-proof en GoBD-conforme opslag

ERP en DMS – een koppeling die veel voordelen biedt

De koppeling van een DMS-software met het ERP-systeem brengt verschillende voordelen met zich mee. De DMS-software kan zowel elektronische als papieren ontvangen documenten vastleggen en controleren. Dit maakt het de perfecte dataprovider voor ERP-systemen. Documenten die u in een ERP-systeem aanmaakt, kunnen automatisch worden gearchiveerd in de DMS-software en worden samengevoegd met andere documenten. Dit proces wordt aangeduid als elektronische bestanden. Deze dossiers bevatten dan bijvoorbeeld alle informatie met betrekking tot een klant. Alle informatie die in het bestand is opgeslagen, wordt automatisch geïndexeerd en voorzien van metagegevens. Dit maakt het zeer eenvoudig om naar een specifiek document te zoeken.

Gegevensbescherming

Wanneer u een document archiveert in de DMS-software, kunt u toegangsbeperkingen instellen. U kunt zelf bepalen voor welke personen of groepen en op welk niveau toegang is toegestaan of niet. Bovendien is het mogelijk om bewerkings- en leesrechten te verlenen. Als u een document als link doorgeeft, kunt u ook bepalen of het alleen beschikbaar is om te bekijken of ook kan worden gedownload.

Audit-proof opslag

De belastingdienst stelt hoge eisen aan documentenarchieven. In Nederland moet elk bedrijf zijn documenten tot 10 jaar en in sommige gevallen langer bewaren. Daartoe heeft de wetgever een aantal regels en eisen vastgesteld. De principes voor auditieve archivering zijn geregeld in de GoBD (principes voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten). De GoBD verwijst grotendeels naar de opslag van fiscaal relevante documenten in elektronische vorm, d.w.z. ook een elektronisch archief of de opslag als digitale documenten in een DMS-software. Volgens de GoBD moeten documenten op een auditieve manier worden opgeslagen. Audit-proof betekent in principe de “onveranderlijkheid” van documenten. Alle documenten en archiefdocumenten die na verwerking worden gearchiveerd, mogen vanaf dat moment niet meer worden gewijzigd. Bovendien moet u er rekening mee houden dat elektronisch aangemaakte documenten ook digitaal moeten worden gearchiveerd.

Als u meer wilt weten over DMS-software of het hele scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. Wij horen graag van u en geven u graag advies!