De project specificaties – Een gids voor de klant

Om een ERP-project succesvol te laten zijn, moet u vooraf een aantal zaken in overweging nemen. Het uitvoeren van een eisenanalyse moet bijvoorbeeld bovenaan uw to-do lijst staan. Het geeft u de mogelijkheid om de randvoorwaarden voor het project te definiëren en te bepalen wat het systeem moet kunnen doen om uw processen optimaal te ondersteunen. De resultaten van de analyse worden meestal vastgelegd in een specificatie van de eisen. Klinkt onproblematisch, nietwaar? Maar dat is het helemaal niet. De uitdaging is om de juiste balans te vinden. Als uw specificaties te oppervlakkig zijn, zullen er veel vragen zijn of zelfs verschillende interpretaties van uw formuleringen. Als u daarentegen verdwaald raakt in de details, kunnen ERP-aanbieders uw wensen nauwelijks implementeren en staat de inspanning niet in verhouding tot het voordeel. Maar hoe ziet de optimale structuur van een requirementspecificatie er in de praktijk uit? In dit artikel leert u wat een specificatie is en waar u rekening mee moet houden bij het maken ervan.

Definitie – Wat is een specificatie?

Een requirementspecificatie maakt deel uit van het requirements management en vormt als het ware de basis voor een succesvolle ERP-implementatie. Het wordt gecreëerd door de klant, in een ERP-project is dit de klant. Zoals reeds vermeld, worden de resultaten van de analyse van de behoeften in dit document vastgelegd. Alle eisen waaraan moet worden voldaan om het projectdoel te bereiken, worden erin beschreven. Concreet betekent dit welke kenmerken en functies een ERP-systeem moet hebben. Een goede specificatie van de eisen ondersteunt alle betrokkenen – het is zowel een hulpmiddel bij de besluitvorming voor het bedrijf als een leidraad voor de ERP-provider. Uiteindelijk geeft het aan hoe het gebruik van de software zal helpen om de processen en procedures in uw bedrijf optimaal te ondersteunen. Nadat het document is aangemaakt, wordt het naar alle betreffende ERP-aanbieders gestuurd en ondersteunt daarmee onder andere ook het selectieproces.

Dit kan ook interessant voor u zijn:

Specificatie van de eisen versus functionele specificatie – Wat is het verschil?

De specificatie van de eisen beschrijft wat een ERP-systeem moet kunnen doen. In verband met de eisenspecificatie struikelt men echter steeds weer over de term “eisenspecificatie” – waar gaat het om? De specificatie van de eisen wordt op een later tijdstip door de aannemer, in dit geval de ERP-provider, opgesteld. Het beschrijft hoe de eisen uit het bestek concreet moeten worden ingevuld en bevat dus duidelijke oplossingsvoorstellen voor de uitvoering. Het wordt gebruikt voor een gedetailleerde planning van de implementatie van de software en bevat exacte specificaties met betrekking tot de softwareconfiguratie.

Waarom zou u een specificatieblad aanmaken?

Aan het begin van elk ERP-project staat de afweging waarom en in welke bedrijfsonderdelen de software gebruikt moet worden. Op dit punt moet u beginnen met het opstellen van de specificatie van de eisen. Maar heb je het echt nodig? Absoluut, want de eisenspecificatie vervult twee belangrijke functies:

Specificaties zijn belangrijk voor zowel de klant als de ERP-leverancier.

Enerzijds helpt het u om alle beslissingen te nemen die u tijdens het ERP-project moet nemen. Zo zijn de in de specificaties gedocumenteerde eisen nuttig bij het vinden van een geschikte ERP-leverancier. Zelfs tijdens de implementatie kunt u er altijd naar verwijzen voor ondersteuning. Aan de andere kant is de specificatie van de eisen een belangrijk document voor de leveranciers op uw lange en korte lijst, omdat het alle relevante informatie over uw bedrijf en uw eisen samenvat. De eisen in het bestek weerspiegelen als het ware uw verwachtingen van het systeem en dienen dus als een soort leidraad. ERP-leveranciers kunnen dan beter beslissen of er aan uw specifieke eisen kan worden voldaan en reageren met mogelijke suggesties om aan die eisen te voldoen. Ook zal, zoals eerder vermeld, de eisenspecificatie in een later stadium worden uitgewerkt in uw functionele specificatie. Enerzijds maakt het deel uit van het contract tussen u en de geselecteerde ERP-leverancier, en vormt het de basis voor het testen en de acceptatie.

Misschien bent u ook wel geïnteresseerd:

Richtlijn – Hoe maak je een specificatieblad aan

Het vinden van de juiste informatie voor een specificatie van de eisen is niet zo eenvoudig. Een goede specificatie is meer dan alleen een lijst van eisen. Het definieert de basisvereisten en bevat ook toelichtingen zodat buitenstaanders de tekst van het document correct kunnen interpreteren. De uitdaging is echter om niet te veel in detail te treden. Er zijn momenteel geen bindende voorschriften of wettelijke definities voor de term “eisenspecificatie” of voor de inhoud van het document. In de loop der tijd is er echter een inhoud ontstaan die in alle sectoren wordt nageleefd.

De volgende punten moeten in een specificatie van de eisen worden opgenomen:

De in de eisenspecificatie gedocumenteerde eisen moeten idealiter zo worden opgesteld dat ze later verder kunnen worden uitgewerkt tot een eisenspecificatie. Het is ook raadzaam om de inhoud niet in het wilde weg aan elkaar te rijgen, maar te structureren.

Beschrijving van het bedrijf

Begin met een korte introductie van het bedrijf. Dit zal de toekomstige ERP-leverancier een eerste indruk geven van u en uw diensten en hem helpen om beter te beoordelen of hij uw eisen naar tevredenheid kan implementeren. Dit omvat uiteraard de naam van uw bedrijf, de branche, de locaties en ook een contactpersoon met wie hij contact kan opnemen in geval van vragen. U kunt ook de marktomgeving beschrijven, evenals uw producten en diensten. Hoewel deze informatie optioneel is, zal het de kwaliteit van uw specificaties aanzienlijk verbeteren. U kunt deze vragen bijvoorbeeld beantwoorden:

  • Wat verkoopt u?
  • Heeft u concurrenten? Zo ja, wie?
  • Wat zijn je sterke en zwakke punten?
  • Wat onderscheidt u van andere bedrijven? Is er een uniek verkoopvoorstel?

Dan moet u de huidige as-is situatie en de gewenste to-be situatie beschrijven:

Oorspronkelijke situatie

Beschrijf uw huidige startpositie en de huidige IT-infrastructuur:

  • Hoe is de wens ontstaan om een nieuw ERP-systeem te implementeren?
  • Gebruikt u al een ERP-systeem? Zo ja, welke problemen heeft u ondervonden? Hoe heb je ze tot nu toe behandeld?
  • Hebt u andere softwareoplossingen in gebruik die via een interface moeten worden aangesloten?

Doelstellingen & schema

Hoewel een ERP-implementatie een omvangrijk en vaak langdurig project is, mag u het doel niet uit het oog verliezen. Leg daarom concreet uit welk resultaat u verwacht en hoe u het succes wilt meten. Dit is niet alleen belangrijk voor de ERP-provider, maar kan ook nuttig zijn voor jezelf om jezelf te herinneren aan de prioriteiten van het project van tijd tot tijd. Een tijdlijn moet ook deel uitmaken van uw specificaties:

  • Wanneer verwacht u een reactie?
  • Hoe laat moeten de workshops plaatsvinden?
  • Wanneer moet de uitvoering beginnen?
  • Met betrekking tot digitalisering & Industrie 4.0:
    • Hoe moet de toekomstige richting van het bedrijf eruit zien?

Als het ERP-systeem alleen wordt gebruikt om de huidige toestand te verbeteren en fouten uit te roeien, zal slechts een zeer klein deel van het potentieel worden benut, dus zorg ervoor dat de bedrijfsdoelstellingen voor de volgende jaren worden opgenomen.

Functionele en niet-functionele eisen

U zou dit punt moeten verrijken met een bijzonder grote hoeveelheid informatie. Dit maakt het voor de aanbieder veel gemakkelijker om een passende oplossing voor u te ontwikkelen, omdat functionele en niet-functionele eisen vaak geen duidelijke uitspraken zijn die slechts één interpretatie mogelijk maken. Ze beschrijven vaak maar één doel, waarvoor echter verschillende oplossingsrichtingen denkbaar zijn. Ons artikel “Waarom is een eisenanalyse zo belangrijk?” beschrijft de functionele en niet-functionele eisen in meer detail.

Misschien bent u ook wel geïnteresseerd:

Gebruiksgebieden

Ga door met het beschrijven van het beoogde doel en de gebruiksgebieden.

  • Op welke gebieden moet de software worden gebruikt?
  • Wie moet het gebruiken?

Houd er rekening mee dat planningsprocessen voortdurend veranderen en nooit in steen gebeiteld zijn. Overweeg daarom hoe beslissingen worden genomen, wiens goedkeuring nodig is en hoe eventuele wijzigingen vervolgens in het bestek worden verwerkt.

Samenvatting

  • Beschrijving van het bedrijf
    • Naam, industrie, rechtsvorm, locaties, contactpersonen, enz.
    • Marktomgeving, producten, diensten
  • Beschrijving van de feitelijke en de nagestreefde situatie
    • Oorspronkelijke situatie
    • Huidige IT-infrastructuur
    • Doel & schema
      • Planning, termijnen, data
  • Functionele & niet-functionele eisen
  • Toepassingsgebieden

Tips om in gedachten te houden bij het opstellen van een specificatie van de eisen

Het opstellen van een specificatie van de eisen vereist een gestructureerde aanpak. In ieder geval is het raadzaam om niet blindelings te schrijven. Neem de tijd en vraag je af waarom het bedrijf een ERP-systeem nodig heeft, welke doelen met de implementatie moeten worden bereikt en welke processen moeten worden geoptimaliseerd. Het opstellen van een specificatie van de eisen kan enkele weken of zelfs maanden in beslag nemen. Het is het beste om aan het begin een deadline vast te stellen. Dit kan nuttig zijn om met de nodige discipline aan de creatie te werken. Vooral als in het kader van het project een omvangrijke herstructurering is gepland.

Bekijk de procesketens

Begin bij voorkeur met het doorlichten van de procesketens en zoek de zwakste schakel. Begin hiervoor aan het begin van de waardeketen en stel van daaruit de volgende afdelingen in vraag. Wat zijn precies de problemen? Dit heeft enerzijds het voordeel dat het projectteam het hele proces en de respectievelijke afhankelijkheden leert kennen en zo een goed overzicht krijgt van de processen. Aan de andere kant kunnen bekende zwakke punten al op deze manier worden opgelost door het creëren van optimale doelprocessen. In de volgende stap kunt u nu de benodigde functies uit de beschreven processen afleiden.

De eisen moeten gericht zijn op de doelstellingen

Merk op dat de eisen moeten worden afgestemd op uw doelstellingen en dat u de bedrijfsstrategie niet uit het oog mag verliezen. Zorg er ook voor dat u alleen de eisen beschrijft, maar niet de uitvoering ervan. In tegenstelling tot de eisenspecificatie dient u de eisenspecificatie altijd oplossingsneutraal te formuleren en wel zodanig dat deze niet alleen voor u, maar ook voor buitenstaanders begrijpelijk is. Verder is het belangrijk dat u ook uw medewerkers bij het proces betrekt. Bij grote bedrijven is de kans echter vrij groot dat u veel en uitgebreide “verlanglijstjes” krijgt. Let erop dat deze niet ongefilterd in de specificaties worden opgenomen – de chaos is anders voorgeprogrammeerd.

Misschien ben je hier ook wel in geïnteresseerd:

  • Kostendrijvers van een ERP-implementatie

Conclusie

Een specificatieblad ondersteunt u bij het selecteren van een geschikte leverancier en vormt de basis voor een succesvolle ERP-implementatie. Het is niet alleen een nuttig instrument voor projectplanning, maar u wordt zich ook bewust van uw eigen doelstellingen en processen. Het is belangrijk om een evenwicht te vinden tussen de twee “uitersten” en een passende diepte van de informatie. Beschrijf uw eisen op een manier die iemand die geen deel uitmaakt van uw bedrijf kan begrijpen. Onthoudt u zich van irrelevante details en onrealistische “nice to have”-eigenschappen. In het beste geval is de specificatie van uw eisen gestructureerd, procesgericht en oplossingsneutraal. In geval van twijfel geldt echter altijd: het ERP-systeem moet zich kunnen aanpassen aan uw processen – niet andersom.

Als u meer wilt weten over de analyse van de behoeften, de specificaties of het hele scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. Wij horen graag van u en geven u graag advies!