3 tekenen dat het tijd is voor een ERP-wijziging

In veel bedrijven is het ERP-systeem het hart waar alles om draait. “Verander nooit een lopend systeem” is daarom op veel plaatsen het motto als het gaat om de gebruikte software – ook al is die inmiddels verouderd of te klein geworden. De processen en structuren in het bedrijf zijn echter voortdurend in ontwikkeling. De dagelijkse gang van zaken is moeilijk te beheren zonder ondersteunende software. ERP-systemen zijn daarom vaak jarenlang in gebruik. Vooral oudgevestigde medewerkers verzetten zich vaak tegen de vervanging ervan door een moderne oplossing. Een verouderd ERP-systeem brengt echter vaak een concurrentienadeel met zich mee, omdat de software niet meer goed aan de eisen kan voldoen. In dit artikel leert u welke waarschuwingsborden wijzen op verouderde ERP-software en wanneer het tijd is voor u om een ERP-switch te overwegen.

Redenen voor een ERP-verandering

Alle begin is ontevredenheid. De exploitatie en het onderhoud van ERP-software is in het verleden kostbaar geweest. Veel bedrijven accepteren daarom liever de nadelen dan de software te optimaliseren of een nieuwe oplossing te introduceren. In de regel denken bedrijven pas aan een ERP-verandering als ze niet meer tevreden zijn met de vorige oplossing. Maar hoe manifesteert zich dit? Een verouderde software kan in de eerste plaats worden herkend aan een gebrek aan transparantie en ontbrekende functionaliteiten. De software kan slechts licht aangepast worden en eenvoudige uitbreidingen zijn vaak niet mogelijk. Hierdoor worden steeds meer geïsoleerde toepassingen gebruikt en nemen niet alleen de onderhoudsinspanningen maar ook de kosten voor onderhoud en service enorm toe.

Regelmatig gebruik van Excel

Het duidelijkste teken dat u een verouderd ERP-systeem gebruikt, is het regelmatige gebruik van Excel. Exporteert u bijvoorbeeld gegevens van het ene systeem en importeert u deze naar een ander systeem op basis van spreadsheets? Worden belangrijke analyses uit verschillende systemen herhaaldelijk samengevoegd in tabellen omdat er geen uniforme database is? Excel is een van de meest gebruikte IT-hulpmiddelen omdat het gemakkelijk te leren en te gebruiken is. Als het voor u echter belangrijk is om de ontstane taken in uw dagelijkse werkzaamheden zo goed mogelijk te managen, dan is Excel eerder contraproductief en wegen de nadelen op tegen de voordelen.

Excel is geen database, wat veel beperkingen met zich meebrengt. De bestanden worden meestal opgeslagen op lokale computers. Als de medewerker met de laatste gegevens op dat moment niet op kantoor is, kan de actualiteit van de gegevens niet worden gegarandeerd. Als gevolg daarvan worden de gegevens vaak twee keer ingevoerd. Vervolgens moeten er in alle tabellen wijzigingen worden aangebracht. Bovendien is het programma foutgevoelig en zijn de toegangsrechten moeilijk te beheren. Hoewel het gebruik van Excel geen extra kosten met zich meebrengt, kost het tijd en personele middelen die effectiever zouden kunnen worden ingezet.

Snelheidsproblemen zijn aan de orde van de dag

Een ERP-systeem dat in jaren aan de gang is, kan ook worden geïdentificeerd aan de hand van snelheidsproblemen. Deze worden vaak pas zichtbaar met uitgebreide rapporten en evaluaties. Maar ook het dagelijkse werk kenmerkt zich al snel door wachttijden. Zelfs als dit slechts korte onderbrekingen zijn, telt de tijd dat een werknemer niet op een waardetoevoegende manier wordt gebruikt, op. Een kostenfactor die snel relevant wordt, vooral bij meerdere gebruikers. Een traag ERP-systeem is ook een negatieve factor voor de motivatie van de werknemers.

Beperkte mobiele toegang

De cultuur binnen veel bedrijven is de laatste jaren drastisch veranderd. Thuiskantoor en slim werken zijn hier slechts twee voorbeelden van. Als uw medewerkers geen of beperkte mobiele toegang hebben en eerst verbinding moeten maken met de bedrijfsserver via Virtual Private Network (VPN), maakt u waarschijnlijk nog gebruik van een oud ERP-systeem. Verbinding maken via VPN is omslachtig en verouderd, vooral als de interface niet geoptimaliseerd is voor mobiele apparaten. Werken vanuit huis of op de weg moet voor uw medewerkers mogelijk zijn om flexibel te zijn. Mobiele toegang tot relevante gegevens op elk moment en vanaf elke locatie is daarom al lang een standaard vereiste voor moderne ERP-oplossingen. Dit is vooral belangrijk voor uw klantenservice, verkoop en management.

Een oude oplossing optimaliseren of een nieuw systeem introduceren?

Uiteindelijk ligt de beslissing voor of tegen een nieuw ERP-systeem bij de ondernemer. Weet u niet zeker of u een nieuw systeem nodig heeft of dat het optimaliseren van uw oude software voorlopig volstaat? Controleer eerst of uw ERP-software up-to-date is. Updates bevatten vaak functionele verbeteringen en beveiligingsupdates. Bovendien kan het upgraden van de hardware of het opschonen en moderniseren van de database sommige problemen verhelpen en de software weer sneller laten draaien. Deze aanpak werkt echter niet meer als individuele functionaliteiten niet meer in kaart kunnen worden gebracht door het ERP-systeem. Daarom bereiken bedrijven uiteindelijk het punt waarop alleen de introductie van een moderne oplossing zinvol is. Vooral wanneer de bedrijfsprocessen niet meer in kaart kunnen worden gebracht door het ERP-systeem en er steeds meer gebruik wordt gemaakt van kantoortoepassingen zoals Excel, is de ERP-verandering de moeite waard.

Met de implementatie van een complete oplossing die individueel is afgestemd op uw behoeften, behoren geïsoleerde toepassingen die voorheen werden gebruikt, nu tot het verleden. Denkt u ook aan een ERP-verandering? Als u meer wilt weten over het gehele functionele aanbod van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar info@timelineconsulting.nl. We kijken ernaar uit om van u te horen en geven u graag advies!